Menu
Lifestyle / Produttività

8 Consigli per fare smart working

Attualmente, con il diffondersi dell’emergenza epidemiologica, il Presidente del Consiglio ha sollecitato all’utilizzo dello smart working, lavoro agile, su tutto il territorio nazionale al fine di evitare gli spostamenti e contenere i contagi. Per semplificarvi alcune modalità di lavoro da casa vi segnaliamo gli 8 consigli per fare smart working ed essere produttivi.

1.  Esegui i tre compiti più importanti ogni giorno

La lista di cose da fare è sempre molto lunga e molte volte per completare tutti gli impegni e compiti non basta una sola giornata. Scrivi la sera prima una lista con le cose da fare e dividile per priorità (es. priorità 1, 2, 3), alla fine del primo giorno cerca di aver completato almeno 3 delle tue priorità 1, una volta terminate le prime passa a completare quelle che hai classificato come priorità 2 e così via dicendo. Così facendo darai realmente precedenza agli impegni più urgenti giorno per giorno e ti aiuterà a concentrarti completamente sul termine di tali attività.

In aggiunta per semplificare e schematizzare al meglio il tuo calendario di impegni, ad ogni categoria di priorità (1,2,3) può corrispondere un lasso temporale (es. 15 minuti, 30 minuti, 1 ora, 1-2 ore) così da avere ancora più chiaro come sarà strutturata la tua giornata lavorativa.

2. Pianifica il tempo per invio e lettura della mail

Invece di leggere le e-mail ogni volta che arriva un’email nella posta in arrivo, cercate di porvi dei limiti sul controllo della posta ad una volta al giorno in modo che non sia più una parte costante della tua giornata. Cercate di allocare blocchi di tempo per leggere e rispondere specificamente alle e-mail che arrivano durante il giorno. Proprio come si fa per le riunioni, pianifica ogni giorno il tuo tempo per gestire la posta in arrivo.

Ora, potrebbero esserci momenti in cui stai aspettando un’e-mail importante. In tal caso, puoi effettuare il check-in per vedere se l’e-mail è arrivata, ma non farti prendere dagli altri messaggi che vedi quando accedi, quelli possono aspettare.

3. Riduci la confusione ed il disordine

Crea uno spazio ottimale e per ripulire la tua area di lavoro per lavorare in modo più intelligente ed aumentare la produttività. Lavorare in uno spazio pulito ed ordinato è importante anche per la tua salute mentale ed il tuo stato d’animo.

Infatti, avere un un ambiente di lavoro pulito influisce positivamente sulla produttività del dipendente. Oltre a offrire innumerevoli benefici alla salute, esponendo il lavoratore a un numero ridotto di rischi sanitari, esso aiuta a restare concentrati sui compiti da portare a termine e contribuisce a tenere alto il morale del lavoratore.

Quando le scrivanie e le altre aree di lavoro iniziano a essere ingombranti, piene di documenti questo può naturalmente far sentire le persone un po’ più preoccupate. Se il disordine non viene risolto, col tempo porterà a un forte aumento dello stress del lavoratore.

Una scrivania di lavoro in ordine è tra gli 8 consigli per fare smart working

4. Create una Routine Mattutina

Una routine mattutina ti permette di preparare le basi per l’inizio della la tua giornata lavorativa. Gli impegni che completiamo al mattino ci danno un senso di soddisfazione più alto e ci permettono di portare avanti gli altri compiti della giornata con più produttività e motivazione.

  • Svegliati presto

Abbiamo iniziato ad alzarci tra le 5.30 e le 7.00, questo cambiamento che sta diventando un’abitudine ci permette di pianificare la giornata ancora prima che gli altri siano svegli e di affrontare i compiti più importanti.

Quando nessuno è sveglio significa non avere distrazioni, telefonate a cui rispondere e quindi ad essere più concentrati, senza contare che hai abbandonato il tuo letto e cioè la tua zona di comfort e questo ti porterà un’immensa soddisfazione personale.

  • Mantieni una buona qualità del sonno e idratati appena sveglio

Personalmente, 7-8 ore di sonno sono l’ideale per funzionare bene durante la giornata. Posso consigliarti di scoprire di quanto tempo ha bisogno il tuo corpo per sentirsi riposato. Potete anche utilizzare delle app e quindi del tracker del sonno per mappare meglio la qualità del sonno.

  • Tieni un diario (descrivi i tuoi pensieri e sentimenti in un diario

Dopo aver letto innumerevoli libri e ascoltato diversi podcast su come essere felici e di successo, ho scoperto che il comune denominatore deve avere un rituale di base. E uno di quei rituali da aggiungere alla tua routine è il diario.

Per migliorare i vostri livelli di felicità, apprezzare tutto ciò che avete nelle vita ed essere positivi, vi consigliamo l’utilizzo di un diario come il Five Minutes Journal consigliato anche dal New York Times.

Il modo in cui è progettato il Five Minutes Journal è che lo usi due volte al giorno, al mattino presto e prima di andare a letto la sera. Dalla prima pagina, ci sono citazioni di ispirazione e motivazionali che danno il tono per iniziare a condividere i tuoi pensieri. Ti consente di riflettere sul giorno precedente e di stabilire obiettivi per le prossime 24 ore.

Five Minute Journal, diario per tenere traccia dei propri pensieri e liste di cose da fare tra gli 8 consigli per fare smart working
Five Minute Journal

5. Smetti di cercare di essere perfetto

Smetti di cercare di essere perfetto e concentrati invece sul fare il miglior lavoro possibile con il tempo e le risorse a tua disposizione. Agire in modo imperfetto crea slancio e ti darà la fiducia necessaria per andare avanti. Fatto è meglio che essere in ritardo e oltre il budget.

6. Tieni nota dei tuoi progressi

Non c’è niente di più potente e soddisfacente di tenere nota dei propri progressi personali e professionali in un diario. Ci permette di analizzare e tenere nota dei nostri traguardi per farci capire quanto possiamo essere rapidi nel raggiungimento degli obiettivi che ci prefissiamo, ma non solo ci aiuta a non perderli di vista.

Ogni giorno prenditi un po’ di tempo la sera per scrivere di cosa sei grato della giornata appena finiti, degli obiettivi e progetti che hai concluso e suggerimenti per te stesso su come puoi ancora essere migliore domani.

7. La tecnica del Pomodoro (mettere un timer alle attività di smart working)

La Tecnica del Pomodoro coniata negli anni ’80 da uno studente universitario italiano divenne uno dei più popolari metodi e stratagemmi per la gestione del tempo.

Funziona così: 25 minuti di lavoro concentrato, 5 minuti di pausa. Dopo 4 sessioni di lavoro una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Una app molto utile che vi permetterà di mettere in pratica la tecnica del pomodoro è Focus Booster. Vi calcolerà il tempo speso in un determinato lavoro e quello da dedicare alle pause.

8. APP utili per fare smart working

Tra gli 8 consigli utili per fare smart working vi segnaliamo alcune applicazioni per gestire e organizzare al meglio il vostro lavoro da casa.

  • Slack

Si tratta del software più famoso nell’ambito della collaborazione aziendale. Ti permette di creare stanze virtuali anche con più utenti in cui è possibile comunicare con i colleghi e quindi effettuare chiamate di gruppo, scambiarsi file ed assegnare compiti.

  • Teamviewer

E’ un’ app che permette di controllare da remoto gli altri dispositivi, quindi accedere a pc ed altri device con la finalità di condividere lo schermo, gestirne le funzionalità e trasferire dati e file.
E’ utile per chi ha problemi con il proprio smartphone aziendale e ha bisogno dell’intervento di un tecnico o vuole condividere lo schermo con altri colleghi durante una call.

  • Camscanner

Quando si lavora specialmente in smart working molto spesso si ha la necessità di inviare copia dei documenti che sono cartacei. Questa app che consente di creare pdf da qualsiasi documento semplicemente inquadrandolo con la fotocamera dello smartphone per poi condividerlo via chat o email con i propri colleghi.

  • Off Time

Mentre si lavora in smart working la distrazione più forte arriva dai social network. Grazie all’app Off Time è possibile iniziare un digital detox, si possono selezionare le app da silenziare e quindi tenere mute, ma si possono anche silenziare chiamate e messaggi. La app ti permette di scegliere la durata in un range compreso tra i 3 minuti fino a mezza giornata.

  • Eye Relax

Negli 8 consigli per fare smart working è importante sopratutto per chi lavora molte ore davanti a pc/telefoni/tablet ricordarsi tramite un promemoria di staccare gli occhi dallo schermo e fare una pausa.

Siamo curiosi di sapere nei commenti le TUE tecniche per lavorare meglio e più intelligentemente invece che duramente! Quali sono i vostri consigli per fare smart working ?

Se vi è piaciuta questa mini-guida agli 8 consigli per fare smart-working restando a casa, seguiteci per maggiori info & aggiornamenti nella nostra pagina Instagram: Travellovebirds_

No Comments

    Leave a Reply